Support à la Recherche
Cahier de Laboratoire Electronique
Le cahier de laboratoire électronique est un journal de bord utilisé pour détailler les expériences et les protocoles utilisés au quotidien dans le cadre des projets de recherche. Il permet aux équipes de recherche de tracer de manière numérique leurs expériences, leurs stocks, leurs collections et instruments associés. Il permet également d’établir la preuve de l’invention, de ses inventeurs et donc de ses propriétaires. Le cahier facilite les démarches qualité et répond aux obligations légales et contractuelles
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CLE
Présentation générale
L’Inserm met à la disposition de ses unités une solution sécurisée de cahier de laboratoire électronique qui permet aux équipes de recherche d’assurer la traçabilité de leurs expériences, de gérer les stocks, les collections et les instruments associés.
+ d’info
Conditions d’accès pour un laboratoire :
Le cahier de laboratoire électronique est mis à disposition gratuitement par l’Inserm pour l’ensemble de ses structures labellisées. Il est mis en place sous l’autorité des directeurs et des chefs d’équipes concernés.
Sa mise en œuvre nécessite pour chaque structure :
- Une étude préalable d’implantation.
- Une réunion de lancement dans chaque laboratoire.
- La formation des utilisateurs.
Pour bénéficier de l’offre en tant qu’utilisateur, il faut :
- Être membre d’un laboratoire Inserm utilisateur de CLÉ.
- Posséder un compte de messagerie à l’Inserm ou de l’un des membres de la Fédération Éducation-Recherche
- Obtenir auprès du responsable du laboratoire ou son délégué (administrateur de l’application), l’ouverture d’un compte et l’affectation de droits d’accès sur un ou plusieurs projets du laboratoire
- Être informé des présentes conditions générales d’utilisation (disponibles sur CLÉ)
Questions fréquentes
Quelle est la différence avec le cahier de labo papier ?
Il est collaboratif et en ligne. En plus des projets il permet de gérer les collections biologiques, les stocks et les équipements
Où sont stockées mes données ?
CLÉ est hébergé par l’INSERM au CINES à Montpellier. Vos données sont stockées sur ce site dans deux salles serveurs séparées.
Qui accède à mes données ?
Vos projets et expériences sont accessibles uniquement pour les membres de votre laboratoire. C’est le responsable qui donne les habilitations (ouverture et fermeture de compte, droits d’accès). Il est également possible d’autoriser des accès en lecture seule pour des membres extérieurs (sous le contrôle du responsable). Les protocoles et inventaires peuvent éventuellement être partagés avec d’autres cahiers de votre structure (sous le contrôle du responsable).
Qui administre la solution ?
L’administration est partagée : c’est le DSI de l’Inserm qui assure l’hébergement, l’exploitation, la maintenance, la sauvegarde et l’archivage. C’est le responsable du laboratoire qui crée des comptes et affecte les droits d’accès. Les projets ne sont visibles que par lui et éventuellement les personnes de son laboratoire.
L’accès à la solution est-elle sécurisée ?
CLÉ est une solution Web. Son accès se fait après authentification dans le cadre de la Fédération Education Recherche de RENATER. Concrètement vous allez devoir vous authentifier auprès de l’établissement qui vous fournit votre adresse de messagerie (EPST, Université). La connexion une fois établie est chiffrée. La sécurité et l’affaire de tous (DSI, administrateur du laboratoire, utilisateurs). Les utilisateurs s’engagent à utiliser CLÉ uniquement depuis des postes de travail professionnel et à respecter les bonnes pratiques (Cf. conditions générales d’utilisation). Concrètement lorsque vous êtes à l’étranger, vos données restent en France, mais vous pouvez y accéder depuis votre ordinateur portable professionnel.
Puis-je intégrer tous type de données dans CLÉ ?
Le service doit être utilisé conformément à la réglementation en vigueur et vous devez être vigilants sur la nature des informations que vous consignez dans CLÉ.
Ce n’est pas en effet un outil de stockage des données personnelles de santé relatives aux participants d’études. Si la consignation des résultats nécessite d’y inscrire des données relatives à des participants d’une étude, ces données doivent être préalablement pseudonymisées (codées) et elles ne pourront être communiquées qu’après avoir été préalablement anonymisées c’est à dire rendues non identifiantes ou ne permettant pas, compte tenu de leur niveau d’agrégation, d’identifier les personnes concernées.
Vous devez donc être attentif au respect des personnes, de leur vie privée et à la confidentialité des données qui les concernent. Vous ne pouvez pas collecter ou réaliser de traitement de ces données sans avoir, au préalable, respecté les « formalités CNIL » imposées par la loi 78 – 17 du 6 janvier 1978.
Le stockage de données nécessaires à la prise en charge médicale des personnes n’est pas possible dans CLE dans la mesure où elle constituerait une violation du secret professionnel et la solution n’est pas hébergée auprès d’un hébergeur de données de santé certifié. Les données issues de zones à régime restrictif (ZRR28) ne peuvent y être consignées.
CLÉ est-il réservé aux personnels Inserm ?
Non, il est proposé à l’ensemble des personnels des structures de l’Inserm (UMR, US, CIC, etc.). Comme les cahiers papier, la propriété du cahier ne modifie en rien la propriété du contenu et sa valorisation qui sont définies par les tutelles de ce laboratoire dans le cadre de la convention de mixité. Les partenaires de mixité seront informés de ce nouveau service.
Le cahier est-il personnel ?
C’est une solution collaborative. Le cahier n’est plus personnel. Il est dédié à un groupe de personnes travaillant ensemble autour d’un responsable.
Que se passe-t-il en cas de départ d’un collaborateur ?
Les données sont conservées dans le cahier du laboratoire, le responsable peut réaffecter le projet à une autre personne.
Comment récupérer mes données ?
Le responsable peut, quand il le souhaite, récupérer le cahier du laboratoire au format électronique (l’ensemble des documents qui concernent notamment les projets, les expériences, les protocoles, les inventaires, sous forme de fichiers Zip). Les utilisateurs peuvent exporter à tout moment les projets auxquels ils ont accès. L’ensemble des inventaires est géré sou forme d’import / export de fichiers Excel.
Cette solution est-elle pérenne, que se passerait-il en cas de changement de marché ?
L’Inserm a signé un contrat pour 4 ans avec l’éditeur de la solution « Labguru ». Nous allons travailler en 2019 sur les possibilités d’exportation de projets réalisés vers notre système d’archivage. A cette occasion nous prendrons en compte la problématique d’un éventuel transfert vers une autre solution. En fin de marché, la phase de réversibilité doit permettre un éventuel changement.
Comment utiliser CLÉ dans le laboratoire ?
Il peut être utilisé sur la paillasse, notamment à l’aide de tablettes disposant de claviers et d’un accès Wifi. En zone de confinement notamment (L2, L3), l’usage d’une solution en ligne présente un réel avantage.
Quelles sont les langues proposées ?
Le logiciel est en anglais uniquement (Chrome propose une traduction française des menus). Le support et les formations sont bilingues Anglais / Français.
Comment utiliser le cahier en cas de problème réseau ?
Il est utilisable uniquement en mode connecté. Si vous avez un problème de réseau, il est possible d’y accéder depuis votre smartphone. Il est également possible d’exporter ses données à l’avance en cas de besoin.
Comment passer du cahier papier à la version électronique ?
Cette stratégie est propre à chaque utilisateur. Il est plus facile de démarrer un nouveau projet directement dans le cahier. Il est également possible de scanner son cahier papier et de l’intégrer dans Clé au format PDF. Puis de continuer son projet au format numérique.
Est-il possible de travailler dans plusieurs cahiers ?
Oui vous pouvez facilement passer d’un cahier à l’autre, à la condition de votre compte ait été créé dans chacun des cahiers (avec la même adresse email).
Qui fait le choix de la solution?
Cet outil a été testé et validée par des laboratoires pilotes de l’Inserm entre 2014 et 2017.
Que se passe-t‑il si plusieurs tutelles proposent une solution de cahier de laboratoire électronique ?
Il y a actuellement très peu de solutions proposées par nos partenaires. Au niveau de l’Inserm rien n’est imposé, c’est le laboratoire qui choisit la solution qu’il souhaite utiliser.
Peut-on effectuer des commandes de produits directement depuis CLÉ ?
Clé propose uniquement d’établir une « liste de courses » des produits à commander (quantité, références, désignation…).
L’utilisation de CLÉ est-elle chronophage ?
Comme toute nouvelle solution, la mise en place est chronophage, principalement pour la partie inventaire. Des gains de temps sont ensuite constatés. En particulier lorsque l’on démarre une expérience en utilisant des protocoles préétablies associés à une gestion complète des stocks. Le moteur de recherche permet de retrouver facilement des données, même en cas de départ d’un collaborateur.
Que se passe t’il en cas de changement dans le laboratoire ?
Quel que soit le devenir du laboratoire, le cahier reste associé à sa structure (UMR, US, CIC). On peut modifier le nom, mais en aucun cas fractionner ou fusionner ce cahier de laboratoire.
Disponible pour :
- Les structures labellisées par l’Inserm peuvent obtenir gratuitement le cahier de laboratoire électronique. Cet outil est déployé sous l’autorité des directeurs et chefs d’équipes concernés.
- L’ensemble des personnels des structures de l’Inserm ( UMR, US, CIC, …)
Obtenir de l’aide
- Des tutos sont disponibles via l’URL suivante : https://pod.inserm.fr/search/?q=CLE
- Veuillez vous rapprocher de votre responsable informatique en région (RSI/SADL). Il vous présentera le cahier et vous aidera à faire votre demande.
Se documenter
Engagements des utilisateurs :
- Utiliser CLÉ uniquement pour un usage professionnel, dans le respect de la réglementation en vigueur et de la confidentialité des données traitées.
- Utiliser des postes de travail professionnels agréés par le responsable du laboratoire (ordinateur, tablette, smartphone).
- Utiliser des postes de travail professionnels agréés par le responsable du laboratoire (ordinateur, tablette, smartphone).
- Respecter la charte des utilisateurs de l’Inserm et les bonnes pratiques :
- Ne pas communiquer son mot de passe à un tiers et le renouveler régulièrement.
- Utiliser CLÉ uniquement à partir d’équipements jugés sûrs (compte d’accès nominatif, antivirus et système d’exploitation à jour).
- En cas de vol ou de perte d’un poste de travail, modifier immédiatement son mot de passe et prévenir le DPO de l’Inserm d’une violation de données (dpo@inserm.fr).
- En cas d’exportation de données sur un poste de travail, l’utilisateur doit veiller à sécuriser le stockage (exemple : chiffrement du disque local), si nécessaire, à sécuriser le transfert, enfin il devra s’assurer que le responsable du laboratoire a donné son accord pour la communication de données extraites et a validé les destinataires.
- Pour changer de responsable de cahier (PI), changer de nom de cahier ou de structure ou archiver un cahier transmettez le formulaire suivant à support.dsi@inserm.fr. Formulaire de changementdocx – Publié le Cahier de laboratoire électronique (CLE) : changement du nom de la structure, du nom d’un cahier, du PI ; archivage d’un cahier.
- Pour obtenir un cahier supplémentaire transmettez le formulaire suivant à support.dsi@inserm.fr. Formulaire d’ouverture de cahierdocx – Publié le Cahier de laboratoire électronique (CLE) de l’Inserm
Engagements du DSI :
Le DSI de l’Inserm met en œuvre les moyens techniques nécessaires au bon fonctionnement du service et à son accessibilité. Dans ce cadre il s’engage à :
- Garantir le caractère privé et confidentiel des données. Le DSI s’interdit tout accès et toutes restitutions des données sauf demande expresse du responsable du laboratoire et hors cadre de leur archivage
- Communiquer auprès des utilisateurs dans les meilleurs délais, les interruptions de service et problèmes éventuelles.
- Exploiter la solution et assurer la sécurité des données. Le DSI prendra toutes les mesures nécessaires, conformes à l’état de l’art et de la technique, pour protéger la sécurité des fichiers et des données qui sont stockés, ainsi qu’à assurer leurs sauvegardes. Les données sont hébergées en France dans des salles serveurs du CINES, avec lequel a été établie une convention. L’accès aux salles serveurs est protégé et limité au personnel autorisé.
- Garantir une conservation pérenne des projets, pendant une durée de 25 ans dès lors que l’archivage a été activé dans l’application (en liaison avec le service des archives de l’Inserm).
- Procéder à la clôture et archivage des cahiers de laboratoire si nécessaire (fermeture administrative du laboratoire).
- Fournir une aide en ligne et un support aux utilisateurs.
La lecture et l’approbation des présentes conditions générales d’utilisation, par chacun des utilisateurs de la solution, sont organisées par le responsable de chaque cahier.
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