Outils collaboratifs & communication
Messagerie
L’Inserm attribue à tous ses agents une adresse de messagerie. Gestion des spams, récupération de messages supprimés, création de boîtes partagées ou de listes de diffusion : une multitude de services et de fonctionnalités sont associés à votre e-mail Inserm.
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Messagerie Inserm
Présentation générale
1. La messagerie en bref
Mon adresse Inserm
- L’Institut attribue une adresse « @inserm.fr » à toute personne intégrant la structure. Les personnes extérieures qui travaillent pour l’Inserm peuvent obtenir une adresse du type « @ext.inserm.fr ».
- La plateforme mon-mot-de-passe.inserm.fr
permet de modifier ou de réinitialiser son mot de passe et de créer ou modifier une adresse de récupération.
Logiciels de messagerie
- L’Inserm recommande d’utiliser le client de messagerie (logiciel de messagerie) Microsoft Outlook. Les protocoles pris en charge sont MAPI (Exchange) et IMAP. Le protocole POP n’est plus supporté.
- Les utilisateurs peuvent aussi se rendre sur Outlook Web Access (OWA) pour accéder à leur message en ligne (webmail) à l’adresse suivante : mail.inserm.fr
Limitations
- Poids d’un message et de ses pièces jointes : 10 Mo (en envoi comme en réception). Pour envoyer des fichiers plus lourds, l’Inserm recommande Filesender de Renater.
- Stockage : la messagerie peut contenir jusqu’à 20 Go de messages et de pièces jointes.
- Nombre maximum de messages envoyés : 300 e‑mails par heure.
- Nombre maximum de destinataires : 1 000 sur 24 heures.
Fichiers interdits
- Les fichiers qui présentent les extensions suivantes ne pas peuvent être ajoutés en pièce jointe : .msi, .exe, .dll, .js, .jse, .pif, .msp, .inf, .reg, .ws, .wsh, .bat, .vbe, .hta, .scr, .thmx, .ocx, .cmd, .vbs, .xpi, .wmz, .themepack, .com, .com1, .jar, .ps1, .lnk.
- Signatures : les images cliquables dans les signatures sont bloquées.
2. Services liés à la messagerie
Gérer ses spams
La messagerie de l’Inserm repose sur un serveur relai où chaque message est analysé, marqué et authentifié pour contrer la propagation des virus et des spams. L’application spam.inserm.fr
permet de :- vérifier les messages filtrés par le dispositif de sécurité de l’Institut,
- créer des listes noires pour écarter les expéditeurs indésirables,
- créer des listes blanches pour autoriser les adresses de confiance.
Récupérer des messages supprimés
- Jusqu’à 14 jours après suppression, les utilisateurs peuvent récupérer des messages supprimés avec la fonctionnalité d’Outlook Récupérer les éléments récemment supprimés. Attention : cette restauration ne s’applique qu’aux messages, pas aux dossiers.
- Au-delà de 14 jours, contactez le centre de services. La restauration doit être demandée dans un délai de 45 jours.
Obtenir une boîte partagée
Pour obtenir une boite partagée dans le cadre d’une équipe ou d’un projet, contactez le centre de services
. La DSI évaluera si la boite partagée est la solution adaptée à votre besoin.- Sauf exception liée à une fonction spécifique, au moins 3 personnes d’un même service doivent utiliser cette boite.
- La fonctionnalité Envoyer en tant que est disponible en fonction des besoins.
- La demande doit être validée par le responsable de service.
Créer une liste de diffusion (ou groupe de distribution)
- Pour créer une liste de diffusion, utilisez le service Sympa. Les listes de plus de 10 abonnés doivent être modérées.
Réponse automatique (à son départ de l’Inserm)
Lorsqu’un agent quitte l’Institut, l’Inserm désactive sa messagerie. Pour faciliter la transition entre deux postes, les personnels peuvent demander la création d’un message d’absence aux expéditeurs qui utilisent l’ancienne adresse. Exemple : J’ai quitté mes fonctions à l’Inserm le 28/11/2024. Je suis désormais joignable à nouvelle.adresse@domaine.fr.
Demandez un répondeur actif 3 mois au centre de services
.Questions fréquentes
Disponible pour :
- Tous les agents Inserm
Se documenter
Services associés
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Webmail Outlook
Présentation générale
Outlook est le logiciel de gestion d’e-mail recommandé par l’Inserm pour les ordinateurs (Mac ou PC) de ses agents. Outlook est fourni avec les suites de logiciels Microsoft Office et Microsoft Office 365.
Questions fréquentes
Comment libérer un mail bloqué par l’antispam?
FORTINET https://services.inserm.fr
Comment récupérer du contenu dans votre boite au lettre de messagerie Inserm?
Il est possible de restaurer toute la boîte mail ou simplement un dossier spécifique.
Les restaurations sont disponibles chaque jour à 21h, sur une durée de 30 jours https://services.inserm.fr
Comment créer un alias et/ou une liste de diffusion?
Un alias permet de créer une adresse unique à laquelle est associée une liste d’adresses électroniques.
Les messages envoyés à la première adresse peuvent ainsi être distribués à toutes les adresses figurant sur la liste https://services.inserm.frDisponible pour :
- Tout personnel travaillant à l’Inserm
Obtenir de l’aide
Pour tout besoin d’intervention sur votre compte de messagerie, vous pouvez vous adresser à votre assistance de proximité :
- Par email : support.dsi@inserm.fr
- Par téléphone : 01 44 23 67 89
- Par tel interne : 30 001
Se documenter
- Prise en main de l’application Outlook Web App
- En savoir plus sur Outlook sur le web
- signez-vos-e-mails-selon-la-charte-graphique-de-linserm
- vidéo première connexion
Courrier électronique: rédiger ou répondre
- Créer, transférer des courriers ou y répondre dans Outlook sur le web
- Créer et ajouter une signature électronique dans Outlook sur le web
- Joindre des fichiers dans Outlook sur le web
- Activer le transfert automatique dans Outlook sur le web
- Bloquer ou débloquer des expéditeurs dans Outlook sur le web
- Utiliser la technologie intelligente dans Outlook sur le web
Courrier électronique: personnaliser les paramètres
Courrier électronique: organiser
- Utiliser des règles de boîte de réception dans Outlook sur le web
- Organiser votre boîte de réception avec Archiver, Ranger et d’autres outils dans Outlook sur le web
- Utiliser les catégories dans Outlook sur le web
- Récupérer les courriers supprimés dans Outlook sur le web
- Filtrer le courrier indésirable dans Outlook sur le web
Courrier électronique: rédiger ou répondre
- Paramètres de calendrier dans Outlook sur le web
- Utilisation de l’Assistant Planification dans Outlook sur le web
- Partager votre calendrier dans Outlook sur le web
- Créer, modifier ou supprimer une demande de réunion ou un rendez-vous dans Outlook sur le web
- Importer un calendrier ou s’y abonner dans Outlook sur le web
- Gérer le calendrier d’une autre personne dans Outlook sur le web
- Délégation de calendrier dans Outlook sur le web
- Utilisation de plusieurs calendriers dans Outlook sur le web
Services associés
